¿Qué características debe tener un canal interno de denuncias?

LA BUENA FE DEL INFORMANTE

El principio de base es que las personas que presenten una denuncia interna deben hacerlo de buena fe, con respecto a la verdad y solamente en beneficio de la entidad, del Estado y de la sociedad en general. Las denuncias falsas, por tanto, serían contrarias a la ley y a los principios éticos de la empresa al estar vulnerando el principio fundamental del origen del cumplimiento normativo.

RESPALDO TOTAL DE LA DIRECCIÓN

El sistema de denuncias debe sustentarse desde las más altas instancias directivas, de forma que haga su cumplimiento obligatorio en toda la entidad. En ese sentido, cuando se quiera implantar un canal de denuncias, es necesario que los representantes de los trabajadores sean informados con antelación (artículo 64 TRLET).

OBLIGACIÓN DE INFORMACIÓN

El canal de denuncias debe ser debidamente divulgado entre sus destinatarios: empleados y personas que tengan alguna vinculación con la entidad. De acuerdo con los derechos de los empleados, los posibles informantes y denunciados han de ser previamente informados de la existencia del sistema, del tratamiento de los datos que conlleva y de las consecuencias para el denunciado en caso de denuncia. Cabe recalcar que no es necesario para la entidad contar con el consentimiento de los trabajadores para implantar un sistema de denuncias internas. Tampoco es necesario el consentimiento para la comunicación de datos a terceras personas que investiguen los hechos de la denuncia. si “el tratamiento responde a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros”, en este caso la comunicación sólo es legítima en cuanto se limite a la finalidad que la justifique (Artículo 11.2.c LOPD).

SISTEMA DE DENUNCIAS AMIGABLE Y DE FÁCIL ACCESO

Para que el canal de denuncias pueda ser utilizado por todas los colaboradores y personas en relación con la entidad, es necesario que se dispongan diversos procedimientos para hacer conocer estas hechos irregulares o actos ilícitos, a través de:- un formulario electrónico en la página web e intranet de la entidad;- el envío de un correo electrónico o un buzón corporativo específico;- el envío de una carta por correo postal a una dirección determinada.Desaconsejamos el uso del teléfono para recibir denuncias, por las dificultades prácticas para su uso y manejo tango para el responsable del canal de denuncias como para el informante.

HECHOS IRREGULARES O ACTOS ILÍCITOS EN LA ENTIDAD

Los hechos denunciados deben tener una relación directa entre el informante, el denunciado y la entidad, de manera que se evite cualquier denuncia cuyo vínculo con la entidad sea tenue o tangencial.

SISTEMA DE DENUNCIAS APROBADO

El canal de denuncias debe estar debidamente aprobado y documentado por escrito, de forma que los informantes y los responsables que gestionen las denuncias tengan un conocimiento cabal de todo el proceso.

HECHOS IRREGULARES Y ACTOS ILÍCITOS QUE SE DENUNCIAN

Los hechos irregulares y los actos ilícitos deben estar expresamente recogidos y tipificados, para poder ser objeto de denuncia. No se trata entonces de hacer una lista de incumplimientos genéricos; se trata de verdaderos hechos irregulares o actos ilícitos que supongan algún tipo de responsabilidad penal del denunciado.Miriam HerreroCEOJaico & Herrero Consulting GroupPara consultas contáctanos en:info@jaicoherrero.comWhattsapp: (+34) 624402693